Controlar el stock de la veterinaria sin que se venza
Para que el stock de una clínica veterinaria no se venza hacen falta cuatro hábitos: anotar la fecha de vencimiento al recibir cada pedido, ordenar la repisa para que salga primero lo que vence primero, revisar una vez al mes lo que vence en los próximos 90 días y comprar según un stock mínimo, no a ojo.
La respuesta corta
Para que el stock de una clínica veterinaria no se venza hacen falta cuatro hábitos: anotar la fecha de vencimiento al recibir cada pedido, ordenar la repisa para que salga primero lo que vence primero, revisar una vez al mes lo que vence en los próximos 90 días y comprar según un stock mínimo, no a ojo. Ningún sistema reemplaza la revisión mensual.
Por qué el stock se vence en una clínica chica
El stock se vence por compras grandes sin control de rotación, no por mala suerte.
El patrón se repite en casi todas las clínicas pequeñas: el proveedor ofrece un descuento por volumen, se compra de más, las cajas nuevas se apilan delante de las viejas y nadie mira la fecha hasta que el producto ya no se puede vender. A eso se suma que la misma persona que atiende la consulta es la que recibe el pedido, así que el control se hace "cuando hay tiempo".
El costo no se ve en el momento. Un producto vencido no aparece como gasto en ningún lado: simplemente es plata que se pagó y nunca volvió. En el cálculo de cuánto gana una clínica veterinaria los insumos pesan fuerte en los costos, y cada unidad que se bota sale directo de la utilidad.
Paso 1: la fecha de vencimiento se anota al recibir, no al vender
El único momento en que es fácil registrar el vencimiento es cuando llega la caja.
La guía de buenas prácticas de almacenamiento y distribución de la Organización Mundial de la Salud (OMS) lo pone como primer control: cada entrega que llega se revisa contra su documento, incluyendo número de lote y fecha de vencimiento. Aplicado a una clínica, significa que nadie guarda un pedido sin antes anotar, en una planilla simple, el producto, la cantidad, el lote y la fecha de vencimiento de esa entrega.
Si esperas a registrarlo al vender, ya es tarde: el producto que vence antes puede estar al fondo de la repisa y nadie lo va a ir a buscar.
Paso 2: sale primero lo que vence primero (FEFO)
La regla de rotación correcta no es "lo primero que entró", es "lo primero que vence".
La OMS la llama FEFO (*first expired, first out*): el stock con la fecha de vencimiento más cercana se usa o se vende antes que el mismo producto con fecha más lejana. En la práctica de una clínica:
Paso 3: una revisión mensual de lo que vence en 90 días
Una revisión fija una vez al mes atrapa lo que la rotación diaria deja pasar.
La misma guía de la OMS pide revisar todo el stock a intervalos regulares para identificar lo que está cerca de su vencimiento y sacarlo del stock utilizable. Para una clínica chica basta con un día fijo al mes (por ejemplo, el primer lunes) y una pregunta: ¿qué vence en los próximos 90 días?
Con esa lista se decide qué hacer con cada producto mientras todavía hay tiempo:
| Tiempo al vencimiento | Qué hacer |
|---|---|
| Más de 90 días | Nada; sigue en rotación normal |
| Entre 30 y 90 días | Ponerlo adelante, ofrecerlo primero en el mostrador, no volver a pedirlo hasta que salga |
| Menos de 30 días | Consultar al proveedor si acepta cambio o devolución (depende de lo que hayas acordado con él) |
| Vencido | Sacarlo del stock, registrarlo como baja y separarlo para su disposición |
Los plazos de la tabla son una propuesta práctica, no una norma: ajústalos a la rotación real de tu clínica.
Paso 4: comprar con stock mínimo, no con descuento por volumen
La mayoría del stock vencido se compró de más; el stock mínimo corta ese problema en el origen.
El stock mínimo es la cantidad que, al alcanzarse, dispara el pedido. Se calcula mirando cuánto sale de ese producto en el tiempo que tarda en llegar el siguiente pedido, más un pequeño margen. Si un alimento se vende de a pocas unidades por semana y el proveedor entrega en pocos días, no tiene sentido tener meses de stock en la bodega por un descuento: el ahorro se pierde con las primeras unidades que se vencen.
Una regla simple para empezar: antes de aceptar un descuento por volumen, pregúntate si vas a vender esa cantidad antes de que llegue la fecha de vencimiento del lote. Si la respuesta es "no sé", compra la cantidad normal.
Paso 5: la baja se registra, no se bota en silencio
Lo que se vence y no se registra deja el inventario mintiendo.
Si una caja vencida se tira sin anotar, el sistema (o el cuaderno) sigue creyendo que existe, el stock mínimo no avisa y el siguiente pedido llega tarde. Cada baja se registra con su motivo ("vencido", "dañado") para que al final del mes sepas cuánto se perdió y en qué productos.
En Colombia, además, lo vencido no va a la caneca común. El Decreto 351 de 2014 sobre residuos de la atención en salud incluye de forma expresa a los consultorios, clínicas y droguerías veterinarias, y obliga al generador a tener un plan de gestión integral de residuos y a conservar por cinco años las certificaciones que entrega el gestor de residuos peligrosos. Si ya tienes un gestor para los residuos de la consulta, pregúntale cómo recibe los productos vencidos.
Si tu clínica también vende medicamentos veterinarios en el mostrador, revisa con la seccional del ICA si te aplica el registro de establecimiento comercializador de insumos pecuarios (Resolución 1167 de 2010). Es un trámite aparte del manejo del stock, pero conviene tenerlo en regla antes de crecer la tienda.
Qué hace Veteris con el stock, y qué no
Veteris avisa cuando un producto baja de su stock mínimo, pero todavía no controla fechas de vencimiento.
Dicho sin rodeos, esto es lo que hace hoy el inventario de Veteris:
Y esto es lo que todavía no hace: no guarda lotes ni fechas de vencimiento por producto, así que no te va a avisar que algo está por vencer, y no calcula el margen de cada producto (tiene el costo y el precio, pero no la resta). La revisión mensual de vencimientos, por ahora, se hace con la planilla del paso 1.
En Colombia, además, Veteris todavía no emite factura electrónica ante la DIAN: el sistema queda listo, cargas tus credenciales y activamos tu emisión; mientras tanto la venta queda con comprobante interno. Si comparas opciones, en la guía de software veterinario en Colombia está qué incluye cada una.
Checklist para empezar esta semana
El paso siguiente
Si hoy el stock vive en un cuaderno, el primer salto es que cada venta descuente sola y que el mínimo avise antes del quiebre. Veteris para Colombia tiene un plan gratis con 5 productos en inventario para probarlo con tus más vendidos, y el Pro por US$9,90 al mes deja el inventario ilimitado. La planilla de vencimientos la sigues llevando tú, al menos por ahora.
Preguntas frecuentes
¿Qué es FEFO en el inventario de una veterinaria?
Es la regla de rotación "primero vence, primero sale": el producto con la fecha de vencimiento más cercana se vende o se usa antes que el mismo producto con fecha más lejana. La recomienda la guía de buenas prácticas de almacenamiento de la OMS y es más segura que "primero en entrar, primero en salir".
¿Cada cuánto hay que revisar los vencimientos del stock?
Una vez al mes, en un día fijo, revisando qué vence en los próximos 90 días. Así queda tiempo para ofrecerlo primero, dejar de pedirlo o consultar un cambio con el proveedor antes de que se pierda.
¿Veteris avisa cuando un producto está por vencer?
Todavía no. Veteris avisa cuando un producto baja de su stock mínimo y registra entradas, salidas y ajustes con motivo, pero no guarda lotes ni fechas de vencimiento por producto. La revisión de vencimientos se lleva aparte, con una planilla simple.
¿Qué se hace con los productos vencidos en una clínica veterinaria en Colombia?
Se sacan del stock, se registran como baja y no van a la caneca común. El Decreto 351 de 2014 incluye a consultorios, clínicas y droguerías veterinarias en la gestión de residuos y obliga a conservar por cinco años las certificaciones del gestor de residuos peligrosos.
¿Cómo se calcula el stock mínimo de un producto?
Mirando cuántas unidades salen en el tiempo que tarda en llegar el siguiente pedido, más un pequeño margen. Cuando el stock llega a ese número, se pide. Comprar de más por un descuento suele terminar en producto vencido.
Fuentes
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